Manajemen Perkantoran

Kondisi persaingan bisnis saat ini sangatlah ketat, sehingga setiap perusahaan akan berupaya mengarahkan seluruh strategi untuk mampu memenangkan persaingan bisnis sehingga perusahaan tidak hanya survive tetapi juga memiliki pertumbuhan yang baik sesuai dengan impian setiap pengelola perusahaan.

Dalam upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga terobosan-terobosan pemasaran lainnya untuk mendongkrak penjualan pada perusahaan.

Strategi internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran akan memberikan hasil yang signifikan, dengan biaya yang jauh lebih murah, pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran yang professional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional perusahaan, membangun image positif dan mendongkrak kinerja perusahaan.

Manajemen perkantoran itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan sumber daya yang memberdayakan  pegawai kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan, dengan cara sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik, dan memberikan lingkungan yang kondusif.

Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu diantaranya planning, organizing, actuating dan controlling.

Fungsi administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan organiasasi. Karenanya seorang manager kantor harus memiliki pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang system dan perangkat yang mendukung dalam organisasinya.

Didalam sebuah sebuah kantor sebaiknya mempunyai penerapan fungsi-fungsi manajemen perkantoran yang meliputi : Perencanaan (menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor), Pengoganisasian (mengatur pengalokasian sarana dan sumber daya kantor , agar tidak terjadi pemborosan dan juga mengimplementasikan semua perencanaan kantor yang telah dibuat), Pengarahan (menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan dan juga memotivasi karyawan agar selalu bekerja dengan efektif dan efisien searah dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan), Pengawasan (mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan Standar Operasi Prosedur (SOP) yang sudah ditetapkan sehingga dapat menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja yang efektif dan efisien).

Contoh kasus di sebuah perusahaan garmen “fancy & luxury” yang didirikan sekitar 10 tahun yang lalu di kota Solo. Perkembangan usaha lambat namun stabil. Selain dipasarkan di beberapa department store, perusahaan juga membuka outlet sendiri. Saat ini perusahaan mempunyai 4 outlet di berbagai kota. Sebagai owner Larasati mengelola sendiri semua kegiatan usahanya, dibantu 4 supervisor di masing-masing outlet. Penetapan supervisor Larasati memilih salah satu karayawan dari setiap cabangnya yang paling jujur dan teliti. Dengan menangani sendiri seluruh kegiatan operasional dan pemasaran produknya sehingga berakibat Larasati menjadi kerepotan menanganinya. Dari kasus ini sebaiknya di dalam perusahaan harusnya mengangkat seorang manajer kantor untuk mengelola seluruh administrasi perusahaan.

Oleh karena itu, penerapan-penerapan manajemen perkantoran yang efektif selain berfungsi untuk meningkatkan efisiensi juga mampu membangun “image” perusahaan, serta mendongkrak kinerja perusahaan. Sehingga dewasa ini banyak perusahaan yang mulai konsen pada masalah pengelolaan perkantoran. Pekerjaan kantor semakin lama semakin menonjol dan merupakan bagian yang sangat penting pada perusahaan-perusahaan modern.

sekian :)